Elektronische Lohnsteuerkarte (ELSTAM), Lohnsteuer-Anmeldung (§ 41a EStG) und -Bescheinigung (§ 41b EStG), sowie Umsatzsteuer-Voranmeldung

Übersicht

I. Informationsschreiben 2010 des Bundesfinanzministeriums zur elektronischen Lohnsteuerkarte (ELSTAM)

Ab dem Jahr 2010 wird keine Lohnsteuerkarte mehr versandt. Sie soll ab dem Jahr 2012 durch ein elektronisches Verfahren ersetzt werden. Ihre Lohnsteuerkarte 2010 behält bis zur Einführung des elektronischen Verfahrens ihre Gültigkeit. Die darauf enthaltenen Eintragungen (z.B. Freibeträge) werden ohne weiteren Antrag auch für den Lohnsteuerabzug im Jahr 2011 zugrunde gelegt. Benötigen Sie während des Jahres 2010 eine Lohnsteuerkarte, wird diese noch von der Gemeinde ausgestellt.

Bitte beachten Sie:

Sie sind verpflichtet, die Steuerklasse und die Zahl der Kinderfreibeträge auf der Lohnsteuerkarte 2010 umgehend durch das Finanzamt ändern zu lassen, wenn die Eintragungen von den Verhältnissen zu Beginn des Jahres 2011 zu Ihren Gunsten abweichen, z. B. Eintragung der Steuerklasse I ab 2011, weil die Ehe in 2010 aufgelöst wurde und somit die Voraussetzung für die Steuerklasse III weggefallen ist. Diese Verpflichtung gilt auch, wenn die Steuerklasse II bescheinigt ist, die Voraussetzung für die Berücksichtigung des Entlastungsbetrags für Alleinerziehende im Laufe des Kalenderjahrs jedoch entfällt.

Auch wenn sich ein für das Jahr 2010 eingetragener Freibetrag verringert (z. B. geringere Fahrtkosten für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte oder Verringerung eines Verlustes aus Vermietung und Verpachtung), kann dies ohne eine Korrektur zu erheblichen Nachzahlungen im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung führen. Die Herabsetzung des Freibetrags können Sie beim Finanzamt beantragen. Ab dem Jahr 2012 müssen sämtliche antragsgebundene Einträge und Freibeträge erneut beim zuständigen Finanzamt beantragt werden.

Wird im Jahr 2011 erstmalig eine Lohnsteuerkarte benötigt, stellt das zuständige Finanzamt stattdessen eine Ersatzbescheinigung aus. Ausgenommen hiervon sind ledige Arbeitnehmer, die ab dem Jahr 2011 ein Ausbildungsverhältnis als erstes Dienstverhältnis beginnen. Hier kann der Arbeitgeber die Steuerklasse I unterstellen, wenn der Arbeitnehmer seine steuerliche Identifikationsnummer (IdNr.), sein Geburtsdatum sowie die Religionszugehörigkeit mitteilt und gleichzeitig schriftlich bestätigt, dass es sich um das erste Dienstverhältnis handelt.

Wer führt künftig Änderungen durch?

Ab dem Jahr 2011 wechselt die Zuständigkeit für die Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale (z. B. Steuerklassenwechsel, Eintragung von Kinderfreibeträgen und anderen Freibeträgen) von den Meldebehörden auf die Finanzämter. Die Finanzämter werden bereits im Jahr 2010 zuständig, falls die Änderungen den Lohnsteuerabzug 2011 betreffen. Für Änderungen der Meldedaten an sich (z. B. Heirat, Geburt, Kirchenein- oder Austritt) sind weiterhin die Gemeinden zuständig.

Was ändert sich für mich als Arbeitnehmer?

Die Angaben der bisherigen Vorderseite der Lohnsteuerkarte (Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, andere Freibeträge und Religionszugehörigkeit) werden in einer Datenbank der Finanzverwaltung zum elektronischen Abruf für Ihren Arbeitgeber bereitgestellt und künftig als Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) bezeichnet. Für das neue Verfahren müssen Sie als Arbeitnehmerin bzw. Arbeitnehmer Ihrem Arbeitgeber Ihr Geburtsdatum und Ihre IdNr. mitteilen. Bei mehreren Arbeitsverhältnissen müssen Sie Ihrem Arbeitgeber mitteilen, dass / ob er der Hauptarbeitgeber ist. 

Hat Ihr Arbeitsverhältnis auch schon im Jahr 2010 oder 2011 bestanden, liegen Ihrem Arbeitgeber diese Informationen zum Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale bereits vor. Bei einem Arbeitgeberwechsel im Jahr 2011 muss der Arbeitnehmer die Lohnsteuerkarte vom alten Arbeitgeber anfordern und beim neuen Arbeitgeber einreichen.

Werden neue Daten erhoben und sind meine Daten geschützt?

Bei dem neuen elektronischen Verfahren werden keine zusätzlichen persönlichen Daten erhoben. Lediglich die Organisation der Übermittlung Ihrer bereits in den Melderegistern und bei den Finanzämtern gespeicherten Daten wird sich ändern.

Der Schutz Ihrer Daten ist gewährleistet! Die Verwendung Ihrer Daten unterliegt strengen Zweckbindungsvorschriften.

Wem werden meine Daten zur Verfügung gestellt?

Nur Ihre aktuellen Arbeitgeber sind zum Abruf der ELStAM berechtigt. Mit Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses entfällt diese Berechtigung. Sie können bei Ihrem zuständigen Finanzamt beantragen, dass nur von Ihnen konkret benannte Arbeitgeber Ihre ELStAM anfragen und abrufen, oder aber, dass von Ihnen konkret benannte Arbeitgeber vom Abruf Ihrer ELStAM ausgeschlossen werden (Positivliste / Teilsperrung / Vollsperrung). Kann Ihr Arbeitgeber auf Grund einer Sperrung keine Daten abrufen, ist er verpflichtet, Ihren Arbeitslohn nach Steuerklasse VI zu besteuern.

Wie erhalte ich Auskunft über meine gespeicherten Daten?

Welche ELStAM zur Übermittlung gespeichert sind und welcher Arbeitgeber diese in den letzten zwei Jahren abgerufen hat, können Sie ab dem Einsatz des elektronischen Verfahrens jederzeit über das ElsterOnline-Portal https://www.elsteronline.de/eportal/ einsehen. Dazu ist eine Authentifizierung unter Verwendung der IdNr im ElsterOnline-Portal notwendig. Darüber hinaus ist das für Sie zuständige Finanzamt Ansprechpartner für Auskünfte zu Ihren gespeicherten ELStAM. Weitere Informationen finden Sie unter www.elster.de.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Finanzamt und Ihre Meldebehörde

II. Lohnsteuerratgeber
- herausgegeben von den obersten Finanzbehörden der Länder -

III. Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELSTAM); Lohnsteuerabzug im Kalenderjahr 2011 und Einführung des Verfahrens der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale
- BMF-Schreiben vom 05.10.2010, IV C 5-S -

Sitzung LSt III/2010 vom 15. bis 17. September 2010 zu TOP 16

Inhaltsübersicht

Im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder sind für das Lohnsteuerabzugsverfahren ab dem Kalenderjahr 2011 die folgenden Regelungen zu beachten.

1. Bisheriges Verfahren bis einschließlich 2010

Im bisherigen Lohnsteuerabzugsverfahren bis einschließlich 2010 haben die Gemeinden nach § 39 Absatz 1 EStG für ein erstes und jedes weitere Dienstverhältnis die Lohnsteuerkarten mit den Besteuerungsmerkmalen auszustellen und dem Arbeitnehmer zu übermitteln. Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, dem Arbeitgeber die Lohnsteuerkarte zu Beginn des Kalenderjahres bzw. des Beschäftigungsverhältnisses vorzulegen. Der Arbeitgeber hat die Lohnsteuerkarte entgegenzunehmen und den Lohnsteuerabzug nach den auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte bescheinigten Lohnsteuerabzugsmerkmalen durchzuführen und diese im Lohnkonto aufzuzeichnen (§ 41 Absatz 1 Satz 1 und 2 EStG).

2. Neues Verfahren ab 2012

In dem ab 1. Januar 2012 vorgesehenen neuen Verfahren wird der Verfahrensweg von der Ausstellung der Lohnsteuerkarte durch die Gemeinden bis zur Aushändigung an den Arbeitnehmer bzw. Arbeitgeber durch das Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) ersetzt. Dabei werden die bisherigen Rechte und Pflichten der Arbeitnehmer beibehalten.

Den Arbeitgebern werden die ELStAM für die Arbeitnehmer maschinell verwertbar zum Abruf zur Verfügung gestellt. Der Arbeitgeber hat die ELStAM abzurufen, in das Lohnkonto zu übernehmen und sie für die Dauer des Dienstverhältnisses anzuwenden. Etwaige Änderungen wird die Finanzverwaltung dem Arbeitgeber zum Abruf bereitstellen (§ 39e Absatz 3 und 6 EStG, § 52b Absatz 5 - neu - EStG in der Fassung des Regierungsentwurfs eines Jahressteuergesetzes 2010 (JStG 2010 (E)), vgl. BT-Drs. 17/2249).

3. Übergangszeitraum ab 2011

Die Ausstellung einer Lohnsteuerkarte erfolgt letztmalig für das Kalenderjahr 2010 (§ 39 Absatz 1 Satz 1 EStG). Folglich stellen die Gemeinden für das Kalenderjahr 2011 keine Lohnsteuerkarten mehr aus. In dem so entstehenden Übergangszeitraum sind grundsätzlich die allgemeinen Vorschriften des Lohnsteuerabzugsverfahrens (§§ 38 ff. EStG) anzuwenden, es sei denn, dass § 52b - neu - EStG in der Fassung des JStG 2010 (E) etwas Abweichendes vorsieht. Die Gültigkeit der Lohnsteuerkarten 2010 wird bis zur erstmaligen Anwendung der ELStAM verlängert (Übergangszeitraum, § 52b Absatz 1 - neu - EStG in der Fassung des JStG 2010 (E)). 

Fortbestehendes Dienstverhältnis 

Wird ein in 2010 bestehendes Dienstverhältnis nach Ablauf des Jahres 2010 fortgesetzt, hat der Arbeitgeber die auf der Lohnsteuerkarte 2010 eingetragenen Lohnsteuerabzugsmerkmale unter Beachtung zwischenzeitlich geänderter Eintragungen im Übergangszeitraum weiterhin anzuwenden.

Pflichten des Arbeitgebers

Daraus folgt, dass der Arbeitgeber die Lohnsteuerkarte 2010 im Übergangszeitraum weiter aufbewahren muss und nicht vernichten darf. Er hat dem Arbeitnehmer die Lohnsteuerkarte zur Änderung der Eintragungen vorübergehend zu überlassen (§ 52b Absatz 1 - neu - EStG in der Fassung des JStG 2010(E)). Eine Vernichtung der Lohnsteuerkarte 2010 ist erst mit der Einführung des neuen Verfahrens zulässig.

Arbeitgeberwechsel/Beendigung des Dienstverhältnisses

In den Fällen des Arbeitgeberwechsels oder bei der Beendigung des Dienstverhältnisses im Übergangszeitraum hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Lohnsteuerkarte 2010 innerhalb einer angemessenen Frist nach Beendigung des Dienstverhältnisses auszuhändigen (§ 52b Absatz 1 Satz 2 Nummer 3 - neu - EStG in der Fassung des JStG 2010(E)). Beginnt der Arbeitnehmer ein neues Dienstverhältnis, hat er dem neuen Arbeitgeber die Lohnsteuerkarte 2010 vorzulegen.

Lohnsteuerbescheinigung auf der Rückseite der Lohnsteuerkarte 2010

Nach § 41b Absatz 1 EStG ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Finanzamt die Lohnsteuerbescheinigung elektronisch zu übermitteln. Ist der Arbeitgeber in Ausnahmefällen hiervon befreit (§ 41b Absatz 3 EStG und anerkannte Härtefälle), erteilt er die Lohnsteuerbescheinigung auf der Rückseite der Lohnsteuerkarte 2010. In diesen Fällen hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Lohnsteuerkarte 2010 nach Ablauf des Kalenderjahres bzw. bei Beendigung des Dienstverhältnisses zur Durchführung der Einkommensteuerveranlagung für das betreffende Kalenderjahr auszuhändigen. Der Arbeitgeber hat auch dann die Lohnsteuerkarte 2010 auszuhändigen, wenn er die Lohnsteuerbescheinigung elektronisch übermittelt, jedoch ein früherer Arbeitgeber auf der Rückseite der Lohnsteuerkarte 2010 eine Lohnsteuerbescheinigung erteilt hat.

Kann die Lohnsteuerkarte 2010 nicht beim Arbeitgeber verbleiben, kann er bei fortbestehendem Dienstverhältnis ausschließlich die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Lohnsteuerkarte 2010 im Übergangszeitraum weiter anwenden, wenn der Arbeitnehmer schriftlich bestätigt, dass die Abzugsmerkmale der Lohnsteuerkarte 2010 auch für den Lohnsteuerabzug im Übergangszeitraum zutreffend sind. Eine amtliche Bescheinigung ist hierfür nicht vorgesehen, sodass eine formlose Erklärung des Arbeitnehmers als Nachweis ausreicht. Diese Bestätigung ist als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen und entsprechend der Regelung in § 52b Absatz 4 - neu - EStG in der Fassung des JStG 2010(E) mindestens bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren.

II. Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte für den Übergangszeitraum ab 2011

1. Übergang der Zuständigkeit auf die Finanzverwaltung 

Für sämtliche Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte 2010 mit Wirkung ab dem 1. Januar 2011 geht die Zuständigkeit von den Gemeinden auf die Finanzverwaltung (in der Regel das Wohnsitzfinanzamt des Arbeitnehmers gemäß § 19 AO) über (§ 52b Absatz 2 Satz 1 - neu - EStG in der Fassung des JStG 2010(E)). Für die Verwaltung der Meldedaten, wie z. B. bei Heirat, Geburt, Kirchenein- oder -austritt, bleiben weiterhin die Gemeinden zuständig.

Beispiel:

Die Arbeitnehmerehegatten beantragen bereits im November 2010 den Wechsel der Steuerklassenkombination IV/IV auf III/V mit Wirkung ab Januar 2011 und legen hierfür ihre Lohnsteuerkarten 2010 vor. Da die Eintragungen erst das Lohnsteuerabzugsverfahren 2011 betreffen, ist der Steuerklassenwechsel bereits in 2010 beim zuständigen Finanzamt zu beantragen.

2. Ermäßigungsverfahren für 2011

Gültigkeit der Freibeträge 2010

Grundsätzlich gelten die Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte 2010 auch für die Lohnsteuererhebung im Kalenderjahr 2011 (§ 52b Absatz 1 - neu - EStG in der Fassung des JStG 2010(E)). Ein erneuter Antrag des Arbeitnehmers ist dafür nicht erforderlich. Daraus folgt, dass z. B. ein für 2010 eingetragener Freibetrag oder Faktor - unabhängig von der eingetragenen Gültigkeit - vom Arbeitgeber auch im Lohnsteuerabzugsverfahren 2011 zu berücksichtigen ist, soweit für 2011 keine abweichenden Eintragungen erfolgt sind. Dabei ist nicht zu prüfen, ob die Voraussetzungen für diesen Freibetrag in 2011 dem Grunde oder der Höhe nach noch vorliegen.

Beispiel:

Ist auf der Lohnsteuerkarte 2010 ein Jahresfreibetrag mit einem Gültigkeitsbeginn 1. Februar 2010 oder später eingetragen und auf weniger als 12 Monate verteilt worden, muss der Arbeitgeber den weiterhin zu berücksichtigenden Jahresfreibetrag für den Lohnsteuerabzug 2011 auf das gesamte Kalenderjahr aufteilen:

Jahresfreibetrag 2010: 12.000 €, gültig ab 1.7.2010 = 2.000 € Monatsfreibetrag (1/6
Jahresfreibetrag 2011: 12.000 €, gültig ab 1.1.2011 = 1.000 € Monatsfreibetrag (1/12)

Änderung eines Freibetrags/Hinzurechnungsbetrags

Die Änderung eines Freibetrags/Hinzurechnungsbetrags kann - wie bisher - nur bis zum 30. November des laufenden Kalenderjahres beantragt werden (§ 39a Absatz 2 Satz 3 EStG). Im Dezember 2011 eintretende Änderungen können somit nicht mehr im Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren des laufenden Kalenderjahres 2011 berücksichtigt werden. Nach wie vor besteht die Möglichkeit, auch im Kalenderjahr 2011 erstmals einen Freibetrag/Hinzurechnungsbetrag oder Faktor eintragen zu lassen (§§ 39a, 39f EStG).

Steuerklasse II im Übergangszeitraum

Ist auf der Lohnsteuerkarte 2010 die Steuerklasse II eingetragen, und liegen die Voraussetzungen weiterhin vor, gilt die Eintragung bis zum Ende des Übergangszeitraums fort. Liegen die Voraussetzungen für die Beantragung der Steuerklasse II erstmals im Übergangszeitraum vor, kann die Gewährung der Steuerklasse II beim Finanzamt beantragt werden.

Besteht eine Haushaltsgemeinschaft mit einem minderjährigen Kind, kann der Vordruck „Versicherung zum Entlastungsbetrag für Alleinerziehende (Steuerklasse II)“ oder wahlweise der amtliche Vordruck „Vereinfachter Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung“ verwendet werden; besteht eine Haushaltsgemeinschaft mit einem volljährigen Kind, ist der amtliche Vordruck „Vereinfachter Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung“ zu verwenden.

3. Anzeigepflichten des Arbeitnehmers

Weicht die Eintragung der Steuerklasse oder die Zahl der Kinderfreibeträge auf der Lohnsteuerkarte 2010 von den Verhältnissen zu Beginn des jeweiligen Kalenderjahres im Übergangszeitraum zu Gunsten des Arbeitnehmers ab, oder ist die Steuerklasse II bescheinigt und sind die Voraussetzungen für die Berücksichtigung des Entlastungsbetrags für Alleinerziehende (§ 24b EStG) im Laufe des Kalenderjahres entfallen, besteht - wie bisher - eine Anzeigepflicht des Arbeitnehmers (§ 52b Absatz 2 Satz 2 und 3 - neu - EStG in der Fassung des JStG 2010(E)).

Beispiel:

Die Ehegatten leben seit 2010 dauernd getrennt. Die auf der Lohnsteuerkarte 2010 eingetragene Steuerklasse III ist ab 2011 in die Steuerklasse I zu ändern. Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, dem Finanzamt die Änderung seiner Lebensverhältnisse unter Vorlage der Lohnsteuerkarte 2010 mitzuteilen. Für die Anzeige ist der amtliche Vordruck „Erklärung zum dauernden Getrenntleben“ zu verwenden.

4. Durchführung einer Einkommensteuerveranlagung

Wenn ein für das Kalenderjahr 2010 eingetragener Freibetrag im Kalenderjahr 2011 nicht mehr den tatsächlichen Verhältnissen entspricht, z. B. geringere Fahrtkosten für Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte oder Verringerung eines Verlustes aus Vermietung und Verpachtung, ist der Arbeitnehmer nicht verpflichtet, die Anpassung zu veranlassen. Unterbleibt ein Antrag auf Herabsetzung des Freibetrags, kann dies jedoch zu Nachzahlungen im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung führen. Von einer Anpassung von Einkommensteuervorauszahlungen von Amts wegen ist abzusehen.

Auf die Verpflichtung zur Durchführung einer Einkommensteuerveranlagung nach § 46 Absatz 2 Nummer 4 EStG wird hingewiesen. Die gleiche Verpflichtung besteht nach § 46 Absatz 2 Nummer 3a EStG bei Anwendung eines Faktors (§ 39f EStG).

III. Ersatzverfahren im Übergangszeitraum (Arbeitnehmer ohne Lohnsteuerkarte 2010)

1. Allgemeines

Arbeitnehmer ohne Lohnsteuerkarte 2010, die im Übergangszeitraum Besteuerungsmerkmale für ein Dienstverhältnis benötigen, haben grundsätzlich beim Finanzamt eine Ersatzbescheinigung zu beantragen (§ 52b Absatz 3 - neu - EStG in der Fassung des JStG 2010(E); „Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug 2011“). Dazu ist der amtliche Vordruck „Antrag auf Ausstellung einer Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug 2011“ zu verwenden.

Hinsichtlich der Ersatzbescheinigung gelten die vorgenannten Regelungen zur Lohnsteuerkarte 2010 und zum Ermäßigungsverfahren entsprechend (Tz. I. 3 und II. 2).

2. Anwendungsfälle

Das Ersatzverfahren kommt insbesondere in folgenden Fällen in Betracht,

	die Gemeinde hat für den Arbeitnehmer im Kalenderjahr 2010 keine Lohnsteuerkarte ausgestellt,
	die Lohnsteuerkarte 2010/Ersatzbescheinigung ist verloren gegangen, unbrauchbar geworden oder zerstört worden,
	der Arbeitgeber hat die Lohnsteuerkarte 2010/Ersatzbescheinigung (versehentlich) vernichtet oder an das Finanzamt übersandt,
	für den Arbeitnehmer wurde auf der Lohnsteuerkarte 2010 eine Lohnsteuerbescheinigung erteilt und die Lohnsteuerabzugsmerkmale haben sich im Kalenderjahr 2011 geändert,
	der Arbeitnehmer beginnt im Kalenderjahr 2011 ein neues Dienstverhältnis und auf der Lohnsteuerkarte 2010 wurde eine Lohnsteuerbescheinigung erteilt,
	bei Aufnahme eines weiteren Dienstverhältnisses im Kalenderjahr 2011.

Der bisher selbständig tätige Steuerpflichtige beginnt in 2011 erstmalig ein Dienstverhältnis. Weil seitens der Gemeinde für 2010 keine Lohnsteuerkarte ausgestellt worden ist, hat der Arbeitnehmer beim Finanzamt auf amtlichem Vordruck die Ausstellung einer Ersatzbescheinigung zu beantragen („Antrag auf Ausstellung einer Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug 2011“) und diese („Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug 2011“) seinem Arbeitgeber zur Durchführung des Lohnsteuerabzugs vorzulegen.

Ersatzbescheinigungen an Jugendliche

Die Finanzämter haben bei der Ausstellung von Ersatzbescheinigungen an Kinder im Sinne des § 2 Absatz 1 und 3 des Gesetzes zum Schutz der arbeitenden Jugend (JArbSchG) gemäß § 52 JArbSchG eine Mitteilung an die zuständige Aufsichtsbehörde zu fertigen. Dazu ist der Vordruck „Mitteilung § 52 JArbSchG “ zu verwenden.

3. Vereinfachungsregelung Auszubildende

Steuerklasse I ohne Lohnsteuerkarte 2010 oder Ersatzbescheinigung

Für unbeschränkt einkommensteuerpflichtige ledige Arbeitnehmer, die ab dem Kalenderjahr 2011 ein Ausbildungsverhältnis als erstes Dienstverhältnis beginnen, gilt folgende Vereinfachungsregelung (§ 52b Absatz 4 - neu - EStG in der Fassung des JStG 2010(E)). 

Bei diesen Arbeitnehmern wird typisierend unterstellt, dass Lohnsteuerkarten für 2010 nicht ausgestellt wurden und regelmäßig die Steuerklasse I gilt, weil es sich vornehmlich um Schulabgänger handeln wird, die erstmalig berufstätig werden. Folglich kann der Arbeitgeber in diesen Fällen den Lohnsteuerabzug ohne Vorlage einer Lohnsteuerkarte 2010 oder Ersatzbescheinigung nach der Steuerklasse I vornehmen. Der Auszubildende muss seinem Arbeitgeber die Identifikationsnummer, den Tag der Geburt und die rechtliche Zugehörigkeit zu einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft mitteilen und schriftlich bestätigen, dass es sich um ein erstes Dienstverhältnis handelt. Der Arbeitgeber hat diese schriftliche Bestätigung als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen und mindestens bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren.

Ersatzbescheinigung

Liegen für den Auszubildenden die Voraussetzungen für die Anwendung der Vereinfachungsregelung nicht vor, z. B. weil es sich nicht um ein erstes Dienstverhältnis handelt (Steuerklasse VI), hat er beim Finanzamt eine Ersatzbescheinigung zu beantragen. Liegen die Voraussetzungen einer günstigeren Steuerklasse vor, z. B. bei Alleinerziehenden die Steuerklasse II oder nach Heirat bei Ehegatten die Steuerklasse III, kann eine Ersatzbescheinigung beantragt werden.

IV. Neues Verfahren

1. Allgemeines

Zum 1. Januar 2012 soll das neue Verfahren erstmalig für den Lohnsteuerabzug eingesetzt werden. Die Bestimmung des Starttermins und die damit verbundene Beendigung des Übergangszeitraums wird durch ein BMF-Schreiben bekannt gegeben, das im Bundessteuerblatt Teil I veröffentlicht wird (§  39e Absatz 10 EStG, § 52b Absatz 5 Satz 1 - neu - EStG in der Fassung des JStG 2010(E)).

Darin werden die erstmalige Anwendung und der erstmalige Abruf der ELStAM durch den Arbeitgeber festgelegt.

2. Ermäßigungsverfahren und sonstige Anträge für 2012

Allgemeines

Auch im neuen Verfahren sind die Grundsätze des Lohnsteuerermäßigungsverfahrens (§ 39a EStG) weiter anzuwenden. Die auf der Lohnsteuerkarte 2010/Ersatzbescheinigung für den Übergangszeitraum eingetragenen Freibeträge und antragsgebundenen Kinderzähler (z. B. für Kinder, die zu Beginn des Kalenderjahres 2012 das 18. Lebensjahr vollendet haben, oder Pflegekinder) gelten grundsätzlich nicht weiter. Daher sind für das Kalenderjahr 2012 antragsgebundene Lohnsteuerabzugsmerkmale beim zuständigen Finanzamt neu zu beantragen. Diese Anträge sind - wie bisher - bis zum 30. November des laufenden Kalenderjahres auf amtlichen Vordrucken zu stellen.

Pauschbeträge für behinderte Menschen/Hinterbliebene

Im Rahmen der Initialdatenlieferung zum 1. November 2010 haben die Gemeinden die dort gespeicherten Pauschbeträge für behinderte Menschen (§ 33b Absatz 3 EStG)/Hinterbliebene (§ 33b Absatz 4 EStG) der Finanzverwaltung mit dem jeweiligen Gültigkeitsdatum zu übermitteln (§ 39e Absatz 9 Satz 5 EStG). Diese Daten fließen in die ELStAM ein.

Einzelfälle der erneuten Beantragung von Lohnsteuerabzugsmerkmalen

Im Rahmen des Lohnsteuerermäßigungsverfahrens kann die Berücksichtigung von Kindern, die zu Beginn des Kalenderjahres 2012 das 18. Lebensjahr vollendet haben und die Voraussetzungen des § 32 Absatz 4 EStG erfüllen, beantragt werden.

Bei Arbeitnehmern, die im Kalenderjahr 2012 die Voraussetzungen für die Gewährung des Entlastungsbetrags für Alleinerziehende und damit für die Steuerklasse II (§§ 24b, 38b Satz 2 Nummer 2 EStG) bezogen auf ein Kind, das vor dem Kalenderjahr 2012 das 18. Lebensjahr vollendet hat, erfüllen, ist ebenfalls ein neuer Antrag erforderlich. Eine erneute Beantragung der Steuerklasse II für das Kalenderjahr 2012 ist hingegen nicht erforderlich, wenn ein begünstigendes Kind das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat und mit Hauptwohnsitz in der Wohnung des Elternteils gemeldet ist.

Möchte der Arbeitnehmer, dass ungünstigere Lohnsteuerabzugsmerkmale (eine ungünstigere Steuerklasse, eine geringere Anzahl von Kindern, kein Pauschbetrag für behinderte Menschen) ab Beginn des Kalenderjahres 2012 im Rahmen der ELStAM berücksichtigt werden, hat er dies bereits im Kalenderjahr 2011 zum 1. Januar 2012 neu zu beantragen (amtlicher Vordruck „Anträge zu den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen - ELStAM -“).

Steuerklassenwahl bei Ehegatten

Ehegatten, denen für das Kalenderjahr 2010 keine Lohnsteuerkarte und für das Kalenderjahr 2011 keine Ersatzbescheinigung ausgestellt wurde, wird jeweils für den Lohnsteuerabzug programmgesteuert die Steuerklasse IV zugewiesen, wenn einer der Ehegatten ab dem Kalenderjahr 2012 ein Dienstverhältnis beginnt. Gleiches gilt, wenn beide Ehegatten in ein Dienstverhältnis eintreten. Soll von der programmgesteuerten Zuordnung abgewichen werden, ist für die Wahl der Steuerklassenkombination III/V oder des Faktorverfahrens (§ 39f EStG) ein entsprechender Antrag der Ehegatten beim Wohnsitzfinanzamt erforderlich („Antrag auf Steuerklassenwechsel bei Ehegatten“).

In den übrigen Fällen gelten die bisherigen Steuerklassenkombinationen der Ehegatten weiter, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen dafür vorliegen. Allerdings ist die Berücksichtigung eines Faktors jährlich neu zu beantragen. Die Möglichkeit zur Wahl einer ungünstigeren Steuerklasse besteht in allen Fällen.

Mehrjährige Berücksichtigung von Kindern

Ab dem Kalenderjahr 2012 ist vorgesehen, auch die mehrjährige Berücksichtigung von Kindern im Lohnsteuerabzugsverfahren zuzulassen. Dies soll auch für Pflegekinder bis zur Vollendung des 18. Lebensjahres, Kinder unter 18 Jahren, wenn der Wohnsitz/gewöhnliche Aufenthalt des anderen Elternteils nicht ermittelbar oder der Vater des Kindes amtlich nicht feststellbar ist, und Kinder nach Vollendung des 18. Lebensjahres, wenn sie sich in einem Ausbildungsdienstverhältnis befinden (unter Vorlage des Ausbildungsvertrages) oder studieren (unter Vorlage von Unterlagen zur Dauer des Studiengangs), möglich sein.

Steuerliche Lebensbescheinigung

Kinder, die nicht in der Wohnung des Arbeitnehmers gemeldet sind, werden im bisherigen Verfahren nur dann auf der Lohnsteuerkarte oder der Ersatzbescheinigung eingetragen, wenn für dieses Kind eine steuerliche Lebensbescheinigung vorgelegt wird, die nicht älter als drei Jahre ist (R 39.1 Absatz 3 Satz 1 Nummer 1 LStR 2008 ). Diese Nachweisverpflichtung entfällt im neuen Verfahren. 

Eine weitere Berücksichtigung dieser Kinder im neuen Verfahren setzt allerdings einen einmaligen Antrag voraus (Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung bzw. Vereinfachter Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung). Dabei ist der Nachweis beim Finanzamt durch Vorlage einer Geburtsurkunde des Kindes zu führen. Sollen die Kinder im Lohnsteuerabzugsverfahren zum 1. Januar 2012 berücksichtigt werden, ist der Antrag bereits im Kalenderjahr 2011 zu stellen.

3. Rechte des Arbeitnehmers

Abrufberechtigung (Positivliste)/Abrufsperre (Negativliste)

Im neuen Verfahren kann der Arbeitnehmer einen oder mehrere zum Abruf von ELStAM berechtigte(n) Arbeitgeber benennen (Abrufberechtigung, „Positivliste“) oder bestimmte Arbeitgeber von der Abrufberechtigung ausschließen (Abrufsperre, „Negativliste“; § 52b Absatz 8 Satz 2 und 3 - neu - EStG in der Fassung des JStG 2010(E)).

Für die Anwendung der Positivliste hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Steuernummer der Betriebsstätte oder des Teilbetriebs mitzuteilen, in dem der für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs maßgebende Arbeitslohn ermittelt wird (§ 52b Absatz 8 Satz 4 - neu - EStG in der Fassung des JStG 2010(E)). Für die Anwendung der Negativliste besteht diese Mitteilungspflicht nur für einen Arbeitgeber, bei dem der Arbeitnehmer ab dem Kalenderjahr 2011 beschäftigt ist (§ 52b Absatz 8 Satz 5 - neu - EStG in der Fassung des JStG 2010(E)).

Zum Start des neuen Verfahrens können zu diesem Zweck Anträge mit dem amtlichen Vordruck „Anträge zu den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen - ELStAM -“, vom Arbeitnehmer bei seinem Wohnsitzfinanzamt eingereicht werden. Arbeitgeber, die in einer Positivliste nicht genannt sind, oder in einer Negativliste genannt sind, können für diesen Arbeitnehmer keine ELStAM abrufen. Die fehlende Abrufberechtigung hat zur Folge, dass der Arbeitgeber den Lohnsteuerabzug nach der Steuerklasse VI durchzuführen hat (§ 52b Absatz 8 Satz 6 - neu - EStG in der Fassung des JStG 2010(E)).

Auskunft über ELStAM

Der Arbeitnehmer kann beim zuständigen Wohnsitzfinanzamt auf Antrag Auskunft über die für ihn gebildeten ELStAM sowie über die durch Arbeitgeber in den letzten 24 Monaten erfolgten Abrufe der ELStAM erhalten (§ 52b Absatz 8 Satz 1- neu - EStG in der Fassung des JStG 2010(E); „Anträge zu den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen - ELStAM -“). Mit dem Start des neuen Verfahrens wird der Arbeitnehmer seine elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale im ElsterOnline-Portal einsehen können.

4. Pflichten des Arbeitgebers

Nach dem Starttermin ist der Arbeitgeber verpflichtet, die bei ihm beschäftigten Arbeitnehmer für den Abruf der ELStAM anzumelden und die nach § 39e EStG gebildeten ELStAM für die darauf folgende nächste Lohnabrechnung abzurufen, in das Lohnkonto zu übernehmen und gemäß der zeitlichen Gültigkeitsangabe anzuwenden (§ 39e Absatz 10 Satz 1 EStG, § 52b Absatz 5 - neu - EStGin der Fassung des JStG 2010(E)). Er hat die ELStAM in der ersten auf den Abruf folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung für den Arbeitnehmer deutlich erkennbar auszuweisen und ihm einen Ausdruck dieser Abrechnung mit den abgerufenen ELStAM auszuhändigen oder elektronisch bereitzustellen. Der Arbeitnehmer kann so die aktuellen ELStAM überprüfen und erhält dadurch die Möglichkeit, dem Finanzamt erforderliche Änderungen mitzuteilen.

Für die Anmeldung und den Abruf der ELStAM hat sich der Arbeitgeber zu authentifizieren und dabei die Steuernummer der Betriebsstätte oder des Teilbetriebs, in dem der für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs maßgebende Arbeitslohn des Arbeitnehmers ermittelt wird, sowie die vom Arbeitnehmer mitgeteilte Identifikationsnummer und dessen Tag der Geburt anzugeben (§ 52b Absatz 5 Satz 3 - neu - EStG in der Fassung des JStG 2010(E)). Daneben ist anzugeben, ob es sich um ein erstes oder weiteres Dienstverhältnis handelt. Macht der Arbeitgeber hierzu keine Angabe, wird programmgesteuert von einem weiteren Dienstverhältnis ausgegangen.

Ist der Arbeitnehmer zum Starttermin bereits beim Arbeitgeber beschäftigt, kann der Arbeitgeber ein erstes Dienstverhältnis unterstellen, wenn ihm eine Lohnsteuerkarte 2010 oder eine Ersatzbescheinigung 2011 mit einer der Steuerklassen I bis V vorlag oder wenn er im Rahmen der Vereinfachungsregelung für Auszubildende im Jahr 2011 den Lohnsteuerabzug ohne Vorlage einer Lohnsteuerkarte 2010 oder Ersatzbescheinigung nach der Steuerklasse I vorgenommen hat.

Im neuen Verfahren besteht eine Verpflichtung des Arbeitgebers, die elektronisch bereitgestellten Änderungen zu den ELStAM abzurufen (§ 52b Absatz 5 - neu - EStG in der Fassung des JStG 2010(E)). Der Arbeitgeber kann hierzu im ElsterOnline-Portal beantragen, von dort per E-Mail Informationen über die Bereitstellung der Änderungen zu erhalten.

Bei Auflösung des Dienstverhältnisses hat der Arbeitgeber dem Bundeszentralamt für Steuern den Tag der Beendigung unverzüglich durch Datenfernübertragung mitzuteilen.

5. Im Inland nicht meldepflichtige Arbeitnehmer

Für nicht meldepflichtige Personen, z. B. im Ausland lebende und auf Antrag nach § 1 Absatz 3 EStG als unbeschränkt einkommensteuerpflichtig zu behandelnde Arbeitnehmer oder beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer, wird die Identifikationsnummer nicht auf Grund eines Anstoßes durch die Meldebehörden vergeben. Ein automatisiertes Verfahren wird für diesen Personenkreis erst ab einem späteren Zeitpunkt zur Verfügung stehen.

Da diesen Personen bis dahin Identifikationsnummern nicht zugeteilt werden können, wird das Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers - wie bisher - auf Antrag eine Papierbescheinigung (§ 52b Absatz 7 - neu - EStG in der Fassung des JStG 2010(E), §§ 39c Absatz 3 und 4 bzw. 39d Absatz 1 EStG, Abzugsbescheinigung) als Grundlage für die Lohnsteuererhebung ausstellen.

Damit die Finanzverwaltung in diesen Fällen die vom Arbeitgeber übermittelte Lohnsteuerbescheinigung (§ 41b Absatz 1 Satz 2 EStG) maschinell zuordnen kann, ist als lohnsteuerliches Ordnungsmerkmal (§ 41b Absatz 2 Satz 1 und 2 EStG) die bisher zur Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung benötigte eTIN (= elektronische Transfer-Identifikations-Nummer) zu verwenden.

6. Nichtteilnahme am neuen Verfahren (Härtefallregelung)

Für Arbeitgeber, die nicht in der Lage sind und für die es nicht zumutbar ist, die ELStAM der Arbeitnehmer elektronisch abzurufen, wird ein Ersatzverfahren angeboten. Das Betriebsstättenfinanzamt kann auf Antrag des Arbeitgebers eine Ausnahme vom neuen elektronischen Verfahren genehmigen (§ 39e Absatz 8 EStG, Härtefallregelung). Diese Ausnahmegenehmigung wird jeweils für ein Kalenderjahr erteilt und muss somit unter Darlegung der Gründe für jedes Kalenderjahr neu beantragt werden. Ein entsprechender Antrag kann bereits Ende 2011 für das Kalenderjahr 2012 gestellt werden.

IV. Auszug aus dem "Einführungsschreiben Lohnsteuer zum Steueränderungsgesetz 2003 und Haushaltsbegleitgesetz 2004"

BMF-Schreiben vom 27.01.2004 IV C 5 - S 2000 - 2/04

Unter Bezugnahme auf das Ergebnis der Abstimmung mit den obersten Finanzbehörden der Länder nehme ich zu Änderungen im Bereich der Lohnsteuer durch das Steueränderungsgesetz 2003 (StÄndG 2003) vom 15.12.2003 (BGBl. I S. 2645, BStBl I S. 710) und durch das Haushaltsbegleitgesetz 2004 (HBeglG 2004) vom 29.12.2003 (BGBl. I S. 3076, BStBl 2004 I S. xxxx) wie folgt Stellung:

...

III. Steuerabzugsverfahren

...

6. Lohnsteuer-Anmeldung (§ 41a EStG)

Für nach dem 31.12.2004 endende Anmeldungszeiträume hat der Arbeitgeber die Lohnsteuer-Anmeldungen elektronisch zu übermitteln (§ 41a Abs. 1, § 52 Abs. 52b EStG i.d.F. StÄndG 2003). Zur Vermeidung von unbilligen Härtefällen kann das Betriebsstättenfinanzamt auf Antrag die Abgabe in Papierform weiterhin zulassen. Ein Härtefall kann vorliegen, wenn und solange es dem Arbeitgeber nicht zumutbar ist, die technischen Voraussetzung einzurichten, die für die Übermittlung der elektronischen Lohnsteuer-Anmeldung nach der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung vom 28.01.2003 (BGBl. I S. 139, BStBl I S. 162) erforderlich sind.

Ab 01.01.2004 entfällt die bisher bei verspäteter Abgabe der Lohnsteuer-Anmeldung eingeräumte Abgabeschonfrist von 5 Tagen (BMF-Schreiben vom 01.04.2003, BStBl I S. 239), derzeit noch abrufbar unter www.bundesfinanzministerium.de/Aktuelles/BMF-Schreiben ).

Für alle Steuern, zurückzuzahlende Steuervergütungen und Haftungsschulden wurde die sog. Zahlungsschonfrist gem. § 240 Abs. 3 Satz 1 AO 1977 von bisher 5 auf nunmehr 3 Tage verkürzt. Danach werden Säumniszuschläge in Höhe von 1 v.H. des rückständigen Betrags erhoben, wenn die Abführung der Steuerabzugsbeträge nicht bis zum Ablauf von 3 Tagen nach Fälligkeit erfolgt. Bei Überweisung oder Einzahlung auf ein Konto des Finanzamts (Finanzkasse) gilt die Zahlung an dem Tag als wirksam geleistet, an dem der Betrag gutgeschrieben wird. Bei erteilter Einzugsermächtigung an das Finanzamt ist die Verkürzung der Zahlungs-Schonfrist ohne Bedeutung. Die Regelung, dass bei Zahlung durch Übersendung eines Schecks an das Finanzamt die Zahlungsschonfrist nicht gilt, behält weiterhin Gültigkeit, so dass auch zukünftig bei Verwendung dieses Zahlungsmittels sofort Säumniszuschläge anfallen, wenn der Eingang beim Finanzamt erst nach Ablauf des Fälligkeitstages erfolgt.

...

V. Elektronische Lohnsteuerbescheinigung (§ 41b EStG), Übergangsregelung

1. Einführung, Übergangsregelung

Arbeitgeber mit maschineller Lohnabrechnung sind ab dem Kalenderjahr 2004 verpflichtet, die Lohnsteuerbescheinigung spätestens bis zum 28.02. des Folgejahres nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung an die amtlich bestimmte Stelle elektronisch zu übermitteln (elektronische Lohnsteuerbescheinigung; § 41b EStG), bei ganzjähriger Beschäftigung eines Arbeitnehmers also erstmals bis 28.02.2005. Das Verfahren (vgl. dazu Tz. V 2.) wird derzeit für die flächendeckende Anwendung vorbereitet (es soll dafür noch eine nach allgemeiner Automationspraxis gebotene "Anmeldung des Arbeitgebers" erarbeitet werden). Dann soll ein BMF-Schreiben gemäß der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung vom 28.01.2003 (BGBl. I S. 139, BStBl I S. 162) veröffentlich werden ("Startschreiben" etwa Sommer 2004).

Daher und weil es einer gewissen Zeit bedarf, bis das neue Verfahren von den Arbeitgebern allgemein in den Lohnabrechnungsverfahren berücksichtigt werden kann, ist bei unterjähriger Beendigung des Dienstverhältnisses eines Arbeitnehmers im Jahr 2004 nicht zu beanstanden, wenn dabei nach bisheriger Praxis verfahren wird: Erteilung einer maschinellen Lohnsteuerbescheinigung und deren fester Verbindung mit der Lohnsteuerkarte. Die zusätzlichen Bescheinigungen aufgrund der Gesetzesänderung (vgl. Tz. III 7.) sind dabei zu berücksichtigen, soweit sie sich nicht bereit (wie z.B. der amtliche Gemeindeschlüssel) aus der Lohnsteuerkarte ergeben.

Bei ganzjähriger Beschäftigung im Kalenderjahr 2004 ist bei maschineller Lohnabrechnung die Lohnsteuerbescheinigung elektronisch zu übermitteln. Auf Verlangen eines beschränkt einkommensteuerpflichtigen Arbeitnehmers ist auch die besondere Lohnsteuerbescheinigung als elektronische Lohnsteuerbescheinigung zu übermitteln (§ 39d Abs. 3 Satz 5 EStG).

2. Verfahrensbeschreibung

Für die Datenfernübertragung hat der Arbeitgeber aus dem Namen, Vornamen und Geburtsdatum des Arbeitnehmers ein Ordnungsmerkmal nach amtlich festgelegter Regel für den Arbeitnehmer zu bilden und zu verwenden. Die Finanzverwaltung stellt die zur Bildung dieses lohnsteuerlichen Ordnungsmerkmals (sog. eTIN) notwendigen Informationen zur Verfügung. Dieses lohnsteuerliche Ordnungsmerkmal (sog. eTIN) ist in die elektronische Lohnsteuerbescheinigung aufzunehmen. (Die eTIN wird durch das einheitliche und dauerhaft steuerliche Ordnungsmerkmal - § 139a ff. Abgabenordnung - nach dessen Einrichtung abgelöst werden.) Die Datenübermittlung an die Clearingstelle der Finanzverwaltung erfolgt auf Basis des vorgegebenen amtlichen Übermittlungssatzes unter Nutzung des amtlich vorgegebenen Verschlüsselungsverfahrens.

Die zur Datenfernübertragung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung notwendigen Informationen, insbesondere

• die Verfahrensbeschreibung,

• den Algorithmus für die Bildung des für die Datenübermittlung zu verwendenden amtlichen Ordnungsmerkmals nach dem Namen, Vornamen und Geburtsdatum des Arbeitnehmers,

• die Datensatzbeschreibung,

• das Muster für den Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung für den Arbeitnehmer,

• die zur Übersendung an die Clearingstelle notwendigen IP-Adressen,

• die Vorgaben für die Verschlüsselung der Daten sowie

• Muster und Beispiele zur Einrichtung des Verfahrens

sind im Internet unter www.elsterlohn.de abrufbar.

Die Internetadresse lautet für bisher nicht registrierte Benutzer des ElsterLohn-Verfahrens: https://www.elster.de/ssl/main-ent-teil-01.htm und für bereits registrierte Benutzer: https://www.elster.de/ssl/secure/main-ent-mit-elo-down-01.htm.

Für Privathaushalte soll ab dem Kalenderjahr 2005 im Rahmen des ELSTER-Konzepts ein kostenloses Übertragungsprogramm für die elektronische Übermittlung von Lohnsteuerbescheinigungen angeboten werden.)

Der Arbeitgeber hat die elektronische Lohnsteuerbescheinigung nach Ablauf des Kalenderjahres bis zum 28.02. des Folgejahres zu übermitteln; bei unterjähriger Beendigung des Dienstverhältnisses ist die Übermittlung im Laufe des Kalenderjahres zulässig. Ab 2006 ist nur noch für Privathaushalte in bestimmten Fällen eine Ausnahme von der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung vorgesehen (§ 52 Abs. 52c Satz 3 EStG).

Dem Arbeitnehmer ist ein nach amtlich vorgeschriebenem Muster gefertigter Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung mit Angabe des lohnsteuerlichen Ordnungsmerkmals auszuhändigen oder elektronisch bereitzustellen (§ 41b Abs. 1 Satz 3 EStG). Das Muster soll mit dem "Startschreiben" (Tz. V 1.) veröffentlicht werden.

Hat der Arbeitgeber die elektronische Lohnsteuerbescheinigung übermittelt, ist eine Änderung des Lohnsteuerabzugs nicht mehr möglich (§ 41c Abs. 3 Satz 1 EStG). Dies gilt nicht für die bloße Korrektur eines zunächst unrichtig übermittelten Datensatzes. Die Anzeigeverpflichtung nach § 41c Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 EStG bleibt unberührt.

3. Behandlung der Lohnsteuerkarten

Die Lohnsteuerkarten werden bis auf weiteres wie bisher ausgestellt (geprüft wird derzeit in Verbindung mit dem neuen steuerlichen Identifikationsmerkmal - §§ 139a ff. Abgabenordnung - der mögliche Übergang auf eine zentrale Datenbank mit den Besteuerungsmerkmalen des Arbeitnehmers, sog. elektronische Lohnsteuerkarte). Der Arbeitnehmer muss seine Lohnsteuerkarte wie bisher dem Arbeitgeber vorlegen, dieser hat die Lohnsteuerkarte während des laufenden Kalenderjahres aufzubewahren (§ 39b Abs. 1 EStG, R 114 LStR). Wenn das Dienstverhältnis vor Ablauf des Kalenderjahres beendet wird (unterjähriges Dienstverhältnis), hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Lohnsteuerkarte auszuhändigen (§ 41b Abs. 1 Satz 4 EStG). Der Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung für den Arbeitnehmer ist nicht mit der Lohnsteuerkarte zu verbinden.

Nach Ablauf des Kalenderjahres hat der Arbeitgeber die Lohnsteuerkarten, die keine Lohnsteuerbescheinigungen enthalten, entweder aufzubewahren (§ 147 AO) oder zu vernichten (§ 41b Abs. 1 Satz 6 EStG).

Lohnsteuerkarten ohne Lohnsteuerbescheinigung dürfen vom Arbeitgeber nach Ablauf des Kalenderjahres nicht an seine Arbeitnehmer ausgegeben werden. Lohnsteuerkarten, die (künftig) ausnahmsweise eine Lohnsteuerbescheinigung enthalten (z.B. weil der Arbeitnehmer zu Beginn des Jahres bei einem Arbeitgeber ohne maschinelle Lohnabrechnung gearbeitet hat), sind den Arbeitnehmern auszuhändigen (§ 41b Abs. 1 Satz 5 EStG).

VI. Anwendung

Diese Änderungen sind nach den allgemeinen Regeln beim Steuerabzug vom laufenden Arbeitslohn erstmals für einen nach dem 31.12.2003 endenden Lohnzahlungszeitraum anzuwenden und beim Steuerabzug auf sonstige Bezüge, die nach dem 31.12.2003 zufließen. Handelt es sich danach um Arbeitslohn des Kalenderjahres 2004, sind z.B. bei den Abfindungen und Zuschlägen nach § 3b EStG die neuen Obergrenzen (Tz. I) maßgebend, auch wenn die Abfindung im Jahr 2003 vereinbart oder die zuschlagsbegünstigte Arbeit im Jahr 2003 geleistet wurde (§ 38 Abs. 1 Satz 2 und 3 EStG).

V. Umsatzsteuer und Lohnsteuer; Verpflichtung zur Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Lohnsteuer-Anmeldungen auf elektronischem Weg (§ 18 Abs. 1 Satz 1 UStG und § 41a Abs. 1 EStG) ab 1. Januar 2005
- BMF-Schreiben vom 29.11.2004 IV A 6 - S 7340 - 37/04, IV C 5 - S 2377 - 24/04 -

Durch das Steueränderungsgesetz 2003 vom 15. Dezember 2003 (BGBl. I S. 2645, BStBl I S. 710) werden § 18 Abs. 1 Satz 1 UStG und § 41a Abs. 1 EStG geändert. Danach hat der Unternehmer bzw. der Arbeitgeber nach Ablauf jedes Voranmeldungs- bzw. Anmeldungszeitraums eine Umsatzsteuer-Voranmeldung bzw. Lohnsteuer-Anmeldung nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck auf elektronischem Weg nach Maßgabe der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung zu übermitteln; auf Antrag kann das Finanzamt zur Vermeidung von unbilligen Härten auf eine elektronische Übermittlung verzichten. Die Änderungen treten am 1. Januar 2005 in Kraft und gelten für Voranmeldungs- bzw. Anmeldungszeiträume, die nach dem 31. Dezember 2004 enden.

Unter Bezugnahme auf das Ergebnis der Erörterung mit den obersten Finanzbehörden der Länder gilt hierzu Folgendes:

(1) Für Voranmeldungs- bzw. Anmeldungszeiträume, die nach dem 31. Dezember 2004 enden, sind Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Lohnsteuer-Anmeldungen grundsätzlich auf  elektronischem Weg nach Maßgabe der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung (StDÜV) vom 28. Januar 2003 (BGBl. I S. 139; BStBl I S. 162) zu übermitteln. Dafür stellt die Steuerverwaltung das kostenlose Programm ElsterFormular ( www.elsterformular.de ) zur Verfügung. 

(2) Zur Vermeidung unbilliger Härten kann das zuständige Finanzamt auf Antrag zulassen, dass die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Lohnsteuer-Anmeldung in herkömmlicher Form – auf Papier oder per Telefax – abgegeben werden. Dem Antrag ist insbesondere dann zuzustimmen, wenn dem Unternehmer bzw. Arbeitgeber die Schaffung der technischen Voraussetzungen, die für die Übermittlung nach der StDÜV erforderlich sind (vgl. BMFSchreiben vom 5. Februar 2003, BStBl I S. 160), nicht zuzumuten ist.

(3) Aus Vereinfachungsgründen ist es für bis zum 31. März 2005* endende Voranmeldungs- bzw. Anmeldungszeiträume nicht zu beanstanden, wenn die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung bzw. der Lohnsteuer-Anmeldung in herkömmlicher Form als entsprechender Antrag des Unternehmers bzw. Arbeitgebers angesehen wird. Eine förmliche Zustimmung des Finanzamts ist nicht erforderlich.

* Aktuelle Änderung: s. > BMF-Schreiben vom 28.04.2005  - IV A 7 - S 0321 - 34/05 - < : Frist wurde für bis zum 31.05.2005 endende Voranmeldungs- bzw. Anmeldungszeiträume verlängert.

Bezug: > BMF-Schreiben vom 29. November 2004 - IV A 6 - S 7340 - 37/04 - / - IV C 5 - S 2377 - 24/04 - (BStBl I S. 1135) <

Unter Bezugnahme auf das Ergebnis der Abstimmung mit den obersten Finanzbehörden der Länder ist es für bis zum 31. Mai 2005 endende Anmeldungs- bzw. Voranmeldungszeiträume abweichend von dem o.a. BMF-Schreiben vom 29. November 2004 nicht zu beanstanden, wenn Lohnsteuer-Anmeldungen bzw. Umsatzsteuer-Voranmeldungen entgegen der Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung (§ 41a Abs. 1 EStG, § 18 Abs. 1 Satz 1 UStG) in Papierform oder per Telefax abgegeben werden.

VII. Links

1. Merkblatt Sachsen-Anhalts für Arbeitgeber und Unternehmer in Sachen Verpflichtung zur elektronischer Übermittlung von Steuerdaten
   
   

2. Informationsschreiben Baden-Württembergs an Unternehmer und Arbeitgeber
   
   

3. Häufig gestellte Fragen im Zusammenhang mit der Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung bzw. Lohnsteuer-Anmeldung auf elektronischem Weg
   
   

4. Härtefallbeispiele - Unter welchen Voraussetzungen können die Umsatzsteuer-Voranmeldungen und die Lohnsteuer-Anmeldungen weiterhin in Papierform abgegeben werden?
   
   

5. Zweifelsfragen zur elektronischen Übermittlung von Lohnsteuer-Anmeldungen und Umsatzsteuer-Voranmeldungen; Härtefälle
   - Verfügung der OFD Chemnitz 4.7.2005, O 2000 - 56/13 - St 11 -
   
   

6. Teilnahmeerklärung zur elektronischen Übermittlung der Lohnsteuer-Anmeldungen und Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab 1.12005
   
   

7. Informationen Sachsen-Anhalts für Arbeitnehmer über die elektronische Lohnsteuerbescheinigung
   
   

8. Informationsblatt zum ElsterFormular 2004/2005