Elektronische Übermittlung der Lohnsteuer-Anmeldungen und Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab 01.01.2005

Übersicht

I. Merkblatt Sachsen-Anhalts für Arbeitgeber und Unternehmer in Sachen Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung von Steuerdaten

Die Finanzverwaltung verstärkt im Rahmen von "eGovernment" zunehmend den Datenaustausch auf elektronischem Wege. Hierzu gehört die Möglichkeit, Lohnsteuerbescheinigungen, Lohnsteuer-Anmeldungen und Umsatzsteuer-Voranmeldungen elektronisch beim Finanzamt einzureichen. 

Um eine möglichst schnelle Verbreitung dieser Verfahren voranzubringen, wurden Arbeitgeber und Unternehmer ab 2005 gesetzlich zur elektronischen Übermittlung der Daten verpflichtet.

Rechtsgrundlagen: 

§§ 41 a Abs. 1 und 41 b Abs. 1 und 2 EStG, § 18 Abs. 1 UStG i. d. F. des zweiten Gesetzes zur Änderung steuerlicher Vorschriften (Steueränderungsgesetz 2003) vom 15. Dezember 2003

Elektronische Lohnsteuerbescheinigung

Arbeitgeber mit maschineller Lohnabrechnung sind danach verpflichtet, der Finanzverwaltung die Lohnsteuerbescheinigung (§ 41 b EStG) bis spätestens 28. Februar 2005 elektronisch zu übermitteln. Dies gilt erstmals für die Lohnsteuerbescheinigung des Kalenderjahres 2004. Die elektronische Übermittlung muss nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz erfolgen und erfordert die Bildung eines lohnsteuerlichen Ordnungsmerkmals (sog. eTIN) nach amtlich festgelegter Regel durch den Arbeitgeber. Einzelheiten zum Ablauf der Datenübermittlung bzw. zur Bildung der eTIN entnehmen Sie bitte der Information des Herstellers der von Ihnen verwendeten Lohnbuchhaltungssoftware, in der die elektronische Übermittlung als neue Funktion enthalten sein sollte.

Nähere Informationen erhalten Sie auch im Internet unter

www.elsterlohn.de

Bei elektronischer Übertragung entfällt die Erteilung der Lohnsteuerbescheinigung auf der Rückseite der Lohnsteuerkarte bzw. die sonst vorgeschriebene feste Verbindung des maschinell erzeugten Bescheinigungsvordrucks mit der Lohnsteuerkarte. Nach Ablauf des Kalenderjahres dürfen Lohnsteuerkarten, die keine Lohnsteuerbescheinigung enthalten, den Arbeitnehmern nicht zurückgegeben werden. Nur wenn das Dienstverhältnis vor Ablauf des Kalenderjahres endet, oder die Lohnsteuerkarte eine Bescheinigung eines früheren Arbeitgebers enthält, ist sie dem Arbeitnehmer auszuhändigen.

Arbeitnehmer haben jedoch einen Anspruch darauf, dass sie vom Arbeitgeber einen nach amtlich vorgeschriebenem Muster gefertigten Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung erhalten, auf der auch das lohnsteuerliche Ordnungsmerkmal (eTIN) angegeben ist.

Zur Vermeidung von Rückfragen sollten Sie Ihre Arbeitnehmer bei Aushändigung des Ausdrucks der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung über das neue Verfahren informieren. Ein Muster für ein Informationsschreiben ist diesem Merkblatt beigefügt.

Arbeitgeber, die wegen der fehlenden Übertragungsfunktion ihrer Lohnbuchhaltungssoftware nicht dazu in der Lage sind, die erforderlichen Daten fristgerecht an die Finanzverwaltung zu übermitteln, können auf begründeten Antrag ausnahmsweise von der Pflicht zur elektronischen Übermittlung von Lohnsteuerbescheinigungen des Kalenderjahrs 2004 befreit werden. Dies gilt ebenso bei Fällen unterjähriger Beschäftigung im Laufe des Jahres 2005. Die Anträge sind beim zuständigen Finanzamt zu stellen.

Elektronische Lohnsteuer-Anmeldung und Umsatzsteuer-Voranmeldung

Arbeitgeber und Unternehmer sind dazu verpflichtet, Lohnsteuer-Anmeldungen bzw. Umsatzsteuer-Voranmeldungen nur auf elektronischem Wege über das Internet an das Finanzamt zu senden (§ 41 a Abs. 1 EStG bzw. § 18 Abs. 1 UStG). Dies gilt erstmalig für Anmeldungs- bzw. Voranmeldungszeiträume, die nach dem 31. Dezember 2004 enden. Die Übermittlung muss nach Maßgabe der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung erfolgen.

Die Funktion der korrekten elektronischen Datenübermittlung ist bereits in vielen gängigen Steuersoftware-Produkten integriert. Alternativ dazu kann ElsterFormular, das offizielle Programm der Steuerverwaltung, zum Ausfüllen und Versenden von Lohnsteuer-Anmeldungen und Umsatzsteuer-Voranmeldungen verwendet werden.

ElsterFormular ist gratis auf CD-ROM im Finanzamt
oder als Downloadversion im Internet unter
www.elsterformular.de erhältlich.

Die neue Version für das Jahr 2005 steht ab Mitte Januar 2005 zur Verfügung. Auf der Website finden Sie auch weitere Informationen zu diesem Thema.

Zur Vermeidung unbilliger Härten kann das Finanzamt in Ausnahmefällen auf Antrag weiterhin die Abgabe der Lohnsteuer-Anmeldung bzw. der Umsatzsteuer-Voranmeldung in herkömmlicher Form (Papier oder Telefax) zulassen. Ein Härtefall kann vorliegen, wenn und solange es dem Arbeitgeber bzw. Unternehmer nicht zumutbar ist, die notwendigen technischen Voraussetzungen (z. B. PC-Ausstattung, Internetanschluss) für die elektronische Übermittlung zu schaffen. Die Anträge sind schriftlich, mit hinreichender Begründung beim zuständigen Finanzamt zu stellen. Für Anmeldungs- bzw. Voranmeldungszeiträume, die bis 31. März 2005* enden wird aus Vereinfachungsgründen die Abgabe der Lohnsteuer-Anmeldung bzw. der Umsatzsteuer-Voranmeldung in Papierform oder als Telefax als entsprechender Antrag gewertet. Eine förmliche Zustimmung des Finanzamts muss in diesen Fällen nicht erfolgen.

Aufgrund der gesetzlichen Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung werden für 2005 keine Papiervordrucke zur Lohnsteuer-Anmeldung und Umsatzsteuer-Voranmeldung mehr versandt. Zur Verwendung in den anerkannten Härtefällen sind sie im Finanzamt weiterhin erhältlich.

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* Aktuelle Änderung: s. > BMF-Schreiben vom 28.04.2005 - IV A 7 - S 0321 - 34/05 - < : Frist wurde für bis zum 31.05.2005 endende Voranmeldungs- bzw. Anmeldungszeiträume verlängert.

II. Informationsschreiben Baden-Württembergs an Unternehmer und Arbeitgeber

Elektronische Übermittlung der Lohnsteuer-Anmeldungen und Umsatzsteuer-Anmeldungen für (Vor-) Anmeldungszeiträume ab 2005

Sehr geehrte Damen und Herren,

durch das Steueränderungsgesetz 2003 (BStBl. 2003 Teil I Seite 710 ff) haben sich auch Änderungen für Unternehmer und Arbeitgeber ergeben. Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Lohnsteuer-Anmeldungen sind für Anmeldungszeiträume ab 2005 auf elektronischem Weg abzugeben (§ 18 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz - UStG, § 41a Einkommensteuergesetz - EStG). Aus diesem Grund werden für Anmeldungszeiträume ab 2005 keine Vordrucke mehr versandt.

Voraussetzungen für die elektronische Abgabe von Steuererklärungen sind:

• ein PC mit Internetanschluss
  

• eine spezielle Software, mit der die Daten verschlüsselt und mit dem höchsten Sicherheitsstandard übermittelt werden
  Die Finanzverwaltung stellt das hierfür erforderliche Programm "ELSTER-Formular" kostenlos im Internet unter www.elster.de zum Download bereit. ELSTER-Formular ermöglicht Ihnen bereits jetzt die elektronische Übermittlung von Steueranmeldungen für Besteuerungszeiträume ab 2004. Unter der oben genannten Internetadresse finden Sie auch Hinweise auf Softwareprodukte anderer Hersteller, in denen die ELSTER-Software integriert ist.
  

• eine einmalige Erklärung nach § 6 der Steuerdatenübermittlungs-Verordnung (s. Anlage)
  Bevor Sie mit der elektronischen Datenübermittlung beginnen, reichen Sie bitte die beigefügte Erklärung, von Ihnen persönlich unterschrieben, bei Ihrem Finanzamt ein. Diese Erklärung können Sie ebenfalls unter der o. g. Internetadresse herunterladen.

Das Finanzamt kann auf Antrag ausnahmsweise die Abgabe der Steueranmeldungen weiterhin in Papierform gestatten, um unbillige Härten zu vermeiden. Eine unbillige Härte kann dann vorliegen, wenn und solange es Ihnen nicht zumutbar ist, die technischen Voraussetzungen einzurichten, die für die Übermittlung der elektronischen (Vor-)Anmeldungen erforderlich sind.

Falls Sie einen solchen Antrag stellen möchten, reichen Sie ihn bitte schriftlich und hinreichend begründet beim Finanzamt ein.

Sollten Sie noch weitere Fragen zum Verfahren ab 2005 haben, können Sie sich auch direkt an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihres Finanzamts wenden.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Finanzamt

III. Häufig gestellte Fragen im Zusammenhang mit der Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung bzw. Lohnsteuer-Anmeldung auf elektronischem Weg
Quelle: Elster-Brief vom Dezember 2004 - Informationen für die Bediensteten der Finanzämter in Baden-Württemberg bei Anfragen von Steuerkunden

V. Härtefallbeispiele - Unter welchen Voraussetzungen können die Umsatzsteuer-Voranmeldungen und die Lohnsteuer-Anmeldungen weiterhin in Papierform abgegeben werden?
Quelle: Elster-Brief vom Dezember 2004 - Informationen für die Bediensteten der Finanzämter in Baden-Württemberg bei Anfragen von Steuerkunden

Der Gesetzgeber hat Ausnahmen von der Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung zugelassen, um "unbillige Härten" zu vermeiden. Eine unbillige Härte kann dann vorliegen, wenn und solange es dem Arbeitgeber/Unternehmer nicht zumutbar ist, die technischen Voraussetzungen (z.B. PC-Ausstattung, Internetanschluss) zu schaffen, die für die Übermittlung der elektronischen (Vor-) Anmeldungen erforderlich sind (s. auch BMF-Schreiben vom 27.01.2004, BStBl. I S. 173, Tz. 6).

Für Anmeldungs- und Voranmeldungszeiträume, die nach dem 31.03.2005* enden, sind Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Lohnsteuer-Anmeldungen in herkömmlicher Form nur noch zulässig, wenn ein gesonderter Härtefallantrag mit hinreichender Begründung beim Finanzamt gestellt wird, und das Finanzamt zustimmt. Die Entscheidung wird dem Bürger schriftlich und auch im Fall der Ablehnung ohne Rechtsbehelfsbelehrung bekannt gegeben. Die Anerkennung als Härtefall wird zeitlich begrenzt und nach einem Beschluss der O-Referatsleiter auf Bundesebene vom 24.11.2004 über den 31.12.2005 hinaus nicht erteilt. Nur in besonders begründeten Einzelfällen, in welchen bereits jetzt schon abzusehen ist, dass auch für (Vor-) Anmeldungszeiträume nach 2005 ein Härtefall vorliegt, wird die Anerkennung für eine längere Dauer (maximal 3 Jahre) ausgesprochen, wobei die Entscheidung für das Lohnsteueranmeldungs- und Umsatzsteuervoranmeldungsverfahren grundsätzlich einheitlich getroffen wird.

1. Folgende Härtefälle werden anerkannt:

• Der Steuerbürger bringt vor, keinen PC und/oder Internetanschluss zu haben.
  
  Ist neben der Umsatzsteuer-Voranmeldung auch die Lohnsteuer-Anmeldung betroffen, kann die Anerkennung als Härtefall längstens bis Ende 2005 erfolgen, da ab 2006 der Steuerbürger auch gegenüber der Sozialversicherung die Pflicht zur elektronischen Abgabe hat, und es dort keine Härtefallregelung gibt.
  
  

• Der Steuerbürger bringt vor, ein anderes Betriebssystem als Windows zu nutzen.
  
  Derzeit steht kein kostenloses Programm zur Verfügung, welches auch andere Betriebssysteme unterstützt. Eine Genehmigung (Vor-) Anmeldungen auf Papier abgeben zu dürfen, wird unter Hinweis auf das ELSTER-Portal auf Ende 2005 begrenzt.
  
  

• Der Steuerbürger bringt vor, dass er kurzfristig eine Einstellung seiner betrieblichen Tätigkeit beabsichtigt.
  
  

• Der Steuerbürger bringt vor, dass er in nächster Zeit eine Umstellung seiner Software/Hardware beabsichtigt.
  
  Der Härtefall wird bis zum Umstellungszeitpunkt, längstens bis Ende 2005, gewährt.
  

2. Folgende Fälle werden nicht als Härtefall anerkannt:

• Der Steuerbürger bringt vor, die Übermittlung über das Internet ist ihm zu unsicher oder Unbefugte könnten unter seiner Steuernummer (Vor-) Anmeldungen abgeben.
  
  Die Übermittlung erfolgt verschlüsselt nach den derzeit höchsten gebräuchlichsten Sicherheitsstandards. Die Gefahr, dass ein anderer eine (Vor-) Anmeldung unter der Steuernummer des Steuerbürgers abgibt, ist nicht größer als bei einer Anmeldung auf Papier.
  
  

• Der Steuerbürger bedient sich für die Erstellung der Lohnsteuer-Anmeldungen und Umsatzsteuer-Voranmeldungen eines Vertreters der steuerberatenden Berufe.

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* Aktuelle Änderung: s. > BMF-Schreiben vom 28.04.2005 - IV A 7 - S 0321 - 34/05 - < : Frist wurde für bis zum 31.05.2005 endende Voranmeldungs- bzw. Anmeldungszeiträume verlängert.

VI. Teilnahmeerklärung zur elektronischen Übermittlung der Lohnsteuer-Anmeldungen und Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab 1.12005

 > hier <

VII. Informationen Sachsen-Anhalts für Arbeitnehmer über die elektronische Lohnsteuerbescheinigung

 > hier <

VIII. Informationsblatt zum ElsterFormular 2004/2005
- erhältlich bei den Finanzämtern in Baden-Württemberg -

Allgemeines

Die kostenlose Software ElsterFormular der Finanzverwaltung unterstützt neben der Einkommensteuererklärung 2004 auch die Umsatz- und Gewerbesteuererklärung 2004 sowie die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Lohnsteuer-Anmeldung 2005. ElsterFormular können Sie von einer in begrenzter Stückzahl bei den Finanzämtern erhältlichen CD installieren.
Wir empfehlen Ihnen jedoch, die neueste Version über folgende Adresse aus dem Internet herunterzuladen: www.elsterformular.de 

Welche Voraussetzungen muss ich erfüllen?

Sie benötigen

• einen PC mit Windows 98/ME/2000/XP und einen Drucker

• mindestens 75 MB freien Speicherplatz auf Ihrer Festplatte (davon 25 MB auf Ihrer Systemplatte)

• sowie einen Internetzugang

Wie funktioniert ElsterFormular?

• Eingabe der Daten in die Steuerformulare am Bildschirm

• Update der Programmversion über gesicherte Internetverbindung (SSL)

• Gesicherte Übermittlung der verschlüsselten Steuerdaten via Internet

• Ausdrucken, Unterschreiben und Einreichen der komprimierten Einkommen-, Umsatz- oder Gewerbesteuererklärung bei Ihrem Finanzamt

• Papierlose Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung und der Lohnsteuer-Anmeldung

Welche Belege sind erforderlich?

Bitte bedenken Sie, dass folgende Belege der Einkommensteuererklärung aufgrund rechtlicher Vorschriften zwingend beizufügen sind:

• Lohnsteuerkarte bzw. besondere Lohnsteuerbescheinigung, soweit die Lohnsteuerbescheinigungsdaten nicht bereits durch den Arbeitgeber elektronisch an das Finanzamt übermittelt wurden

• Bescheinigung über Lohnersatzleistungen

• Unterlagen über die Gewinnermittlung

• Steuerbescheinigung über anrechenbare Körperschaftsteuer und Kapitalertragsteuer

• Bescheinigung über anrechenbare ausländische Steuern

• Zuwendungsnachweis (Spendenbescheinigung)

• Nachweis der außergewöhnlichen Belastungen

• Nachweis der Behinderung

• Nachweis der Unterhaltsbedürftigkeit

Welche Vorteile habe ich?

• Übernahme der Vorjahresdaten, soweit bereits ElsterFormular 2003 benutzt wurde

• Überprüfung der erklärten Daten auf formale Fehler

• Berechnung der voraussichtlichen Steuer

• Vermeidung von Übertragungsfehlern

• Weniger Rückfragen und schnellere Bearbeitung durch das Finanzamt

• Elektronische Bescheidabholung (möglich)

• Automatischer Bescheiddatenabgleich

Wo erhalte ich weiter Informationen?

Weiterführende Informationen zum Programm erhalten Sie im Internet unter folgenden Adressen:

www.elsterformular.de

und

www.elster.de

Wohin wende ich mich bei technischen Problemen?

Außer den Hinweisen, die Sie über die Hilfefunktion direkt vom Programm ElsterFormular erhalten, finden Sie weitere Hilfestellungen unter:

www.faq.elster.de

Ihr Finanzamt

IX. Links:

• Auszug aus dem "Einführungsschreiben Lohnsteuer zum Steueränderungsgesetz 2003 und Haushaltsbegleitgesetz 2004"
  - BMF-Schreiben vom 27.01.2004 IV C 5 - S 2000 - 2/04 -
  
  

• Umsatzsteuer und Lohnsteuer; Verpflichtung zur Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Lohnsteuer-Anmeldungen auf elektronischem Weg (§ 18 Abs. 1 Satz 1 UStG und § 41a Abs. 1 EStG) ab 1. Januar 2005 mit Übergangsfrist für bis zum 31.05.2005 endende Voranmeldungs- bzw. Anmeldungszeiträume
  - BMF-Schreiben vom 29.11.2004 IV A 6 - S 7340 - 37/04, IV C 5 - S 2377 - 24/04 - / BMF-Schreiben vom 28.04.2005  - IV A 7 - S 0321 - 34/05 -